ひとことで
外部共有・ドライブの権限・データの保持期間を、会社のルールに合わせて設定する。
Google Workspace と Microsoft 365 は、メール・ファイル・カレンダー・チャットがまとまった、会社の情報のいちばん大きな置き場です。管理コンソールの既定の設定のままだと、会社のルールより共有がゆるいことがあるので、最初に見直します。
外部共有の制御
| 設定 | 考え方 | 例 |
|---|---|---|
| リンクの共有の既定 | 「リンクを知っている全員」ではなく「社内の人だけ」を既定に | 外に出すときは相手を指定して共有 |
| 社外との共有 | 許可・許可するドメインだけ・禁止 を部署で分ける | 営業は取引先と共有可、人事は社外共有を禁止 |
| ゲスト（外部ユーザー） | 招待できる人と、期限を決める | Teams・共有ドライブのゲストを定期的に見直す |
| 共有ドライブ・チームのサイト | 個人のドライブではなく、組織のドライブに置く | 退職してもファイルが残る・持ち主が部署になる |
| 機密ラベル・DLP | マイナンバー・カード番号などを含むファイルの外部共有を止める・警告する | 上位のプランの機能のことが多い |
設定を変えると、すでに外部に共有しているファイルが急に見られなくなることがあります。まず「外部に共有されているファイル」の一覧を出して影響を確かめ、部署に知らせてから切り替えます。
面接ではこう答える
Google Workspace と Microsoft 365 は、メール・ファイル・カレンダー・チャットがまとまった、会社の情報のいちばん大きな置き場です。管理コンソールの既定の設定は会社のルールよりゆるいことがあるので、最初に見直します。特に、リンクの共有の既定を「社内の人だけ」にし、社外との共有は部署ごとに許可や禁止を分け、ファイルは個人ではなく共有ドライブに置くようにします。設定を変える前に、すでに外部に共有されているファイルを洗い出して影響を確かめます。
情シスとの関わり情報漏えいの多くは共有の設定から起きます。退職時のデータの引き継ぎや監査の記録にもつながる設定です。